e-Müstahsil makbuzu, gerçek usulde vergi uygulaması kapsamı dışındaki çiftçilerden mal satın alındığını belgelemek amacıyla kullanılır. Ticari bir vesika niteliği taşıyan bu makbuz, fatura yerine geçebilir. e-Müstahsil makbuzunun düzenlenmesinden alıcı konumundaki tüccar ya da şirket sorumludur. Üretici statüsünde mal satışı yapan çiftçi ise müstahsil makbuzunu imzalayan kişidir.
Kullanımı zorunlu olmayan e-Müstahsil makbuzu programı, küçük çiftçilerin ürettikleri ürünlerin satışını belgeleyebilmesini sağlar. Bunun için satışı yapan çiftçinin ürettiği ürünlere yönelik ticari ilişki içerisine girdiği şirketlerden talepte bulunması yeterlidir. Talep doğrultunda malı alan taraf makbuzu hazırlar ve çiftçi kendisine verilen çıktıyı teslim alır. Söz konusu işlemler, bir sonraki günün sonuna kadar makbuzu düzenleyen tarafından GİB’e raporlanır.
e-Müstahsil makbuz üzerinde mal satın alan tarafın adı, soyadı veya ticari unvanı bulunur. Bu bilgilere ilaveten alıcı tarafın vergi dairesi ile vergi kimlik numarası ve adresine makbuz üzerinde yer verilir. Elektronik ortamda hazırlanan müstahsil makbuzunda malı satan çiftçinin ise kimlik bilgileri ile ikametgâh adresi bulunur. Satın alınan malın cinsi, miktarı, bedeli, vergi ve diğer kesintilerine dair tutarlar makbuzda yer alan bilgiler arasındadır.
e-Müstahsil makbuzu, 487 sayılı Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği kapsamında iki nüsha hâlinde düzenlenir. Söz konusu nüshaların her ikisi de mal satışı yapan çiftçi tarafından imzalanır. Nüshaların biri üreticide kalırken diğerini evrakı düzenleyen şirket geri alır. Malın alımında aracı kullanımı söz konusuysa benzer prosedür uygulanır. Ancak bu defa müstahsil makbuzu düzenleyen ve imzalayan, satın alım isteğinde bulunan şirket yerine aracısıdır.
e-Müstahsil makbuzu, birinci ve ikinci sınıf tüccarlar ile kazancı basit usulde tespit edilenler ve defter tutma zorunluluğundaki çiftçilerin kullanımına sunulmaktadır. Makbuz düzenleme sürecinin elektronik ortamda gerçekleştirilebilmesini sağlayan programın sağladığı avantajların en önemlisi kırtasiye masraflarını azaltmasıdır.
e-Müstahsil makbuzu programına geçiş yapılarak elde edilebilecek avantajlardan bir diğeri, arşivleme süreçlerinin son bulmasıdır. e-Arşiv ile birebir aynı altyapıyı kullanan elektronik müstahsil makbuzu programında hazırlanan makbuzlar, GİB’e ait güvenli sunucularda tutulur. Kullanıcılar, sorgulama özelliğini kullanarak istedikleri zaman geçmiş tarihli makbuzlara tek tıkla ve hızlıca ulaşabilir.
Geleneksel yöntemlerle makbuz düzenlemek, vakit alan ve belirli düzeyde maliyete sebep olan bir iş olmasının yanı sıra hataya da son derece açıktır. Buna karşılık e-Müstahsil makbuzu programı kullanıldığı takdirde hatalı evrak düzenleme olasılığı kayda değer oranda azalır. Zira program, kullanıcının girdiği bilgileri anında denetler. Hata olasılığını tamamen ortadan kaldırmak isteyen şirketler, ihtiyaç duydukları kapsamlı eğitim içeriklerinden ve teknik destekten 7/24 faydalanabilir.(Fİ)