Raporlamanın önemini de anlatan ODS Danışmanlık ve Ecole Akademi´den Levent Galip Yeşil, ?Rapor, yönetimde karar vermek, danışmanlardan ve uzmanlardan bilgi ve görüş almak, alt kurum ve birimlerin çalışma ve etkinliklerini izlemek ve kontrol etmek, gerçekleştirilen uygulamaları ölçmek ve değerlendirmek, iş görenleri değerlendirmek ve gerektiğinde hesap sormak için kullanılan yönetsel bir araçtır. Bu nedenle yönetimin her kademesinde, rapor yazma ve sunma önemli bir etkinliktir? dedi.
Adana Hacı Sabancı Organize Sanayi Bölgesi (AOSB) Başkanlığınca sanayici ve çalışanlara eğitim desteği sağlamak üzere kurulan AOSB Akademi kapsamında, ?Raporlama ve Sunum Teknikleri? semineri düzenlendi.
Firmaların yönetici ve çalışanlarının katılımıyla AOSB Seyhan Salonu´nda gerçekleşen seminerde, , ?Raporlamanın önemi ve raporlama yöntemleri, raporlama işlemleri, kamusal alanda raporlama teknikleri, etkin rapor hazırlama yöntemleri, sunuma yatkınlık ve yetkinlik analizi, davranış tarzı ultrasonu, sunum çeşitleri ve adımları, sunuma hazırlık, altın kurallar ve küçük tüyolar, katılımcılarla etkin iletişim, görsel ve işitsel araç kullanımı, zaman yönetimi, zor dinleyicilerle başa çıkma yöntemleri, iletişim araçları-sözcükler, ses tonu ve beden dili, sunumda stresle mücadele, etkili slayt hazırlama ve interaktif sunum yöntemleri? hakkında katılımcıları bilgilendirdi.
?RAPORLAMA, YÖNETİMİN HER KADEMESİNDE ÖNEMLİ?
Sunumuna raporun tanımını yaparak başlayan Yeşil, raporun, bir konu veya olayla ilgili yapılan incelemenin sonucu olduğunu belirtti. Yeşil, sorumlu kişi tarafından hazırlanan raporun, yazılı olduğu gibi sözlü de olabildiğini kaydetti.
Raporlamanın önemini de anlatan Yeşil, ?Rapor, yönetimde karar vermek, danışmanlardan ve uzmanlardan bilgi ve görüş almak, alt kurum ve birimlerin çalışma ve etkinliklerini izlemek ve kontrol etmek, gerçekleştirilen uygulamaları ölçmek ve değerlendirmek, iş görenleri değerlendirmek ve gerektiğinde hesap sormak için kullanılan yönetsel bir araçtır. Bu nedenle yönetimin her kademesinde, rapor yazma ve sunma önemli bir etkinliktir? dedi.
DİKKAT EDİLMESİ GEREKENLER
Rapor hazırlarken dikkat edilmesi gereken konuları da ?Konunun uzmanı ve beklentiyi kavramış olmak, kaynak araştırması yapmak, eldeki malzemeleri etkili, vurucu ve nitelikli hazırlamak, basit, açık, net ve anlaşılabilir bir dil kullanmak, objektif olmak, somut veriler sunmak, plan dahilinde hazırlamak ve sunmak, varılan yargıyı belirtmek, öneri sunmak ve ısrarcı olmamak, ekonomik uzunlukta olmak, gereksiz tekrar ve uzatmalardan kaçınmak? şeklinde sıralayan Levent Galip Yeşil, sayısal verilerin kullanılmasının son derece önemli olduğunu belirtti. Raporun asla kişiselleştirilmemesi gerektiğinin altını çizen Yeşil, ?´Yaptığım araştırmada´ ifadesi yerine, ?yapılan araştırmada´ gibi ifadeler kullanılmalı? diye konuştu.
SUNUM SIRASINDA BUNLAR ASLA YAPMAYIN
Etkili sunum hakkında da katılımcılara bilgiler veren Levent Galip Yeşil, iyi sunumcuyu; aranan, saygı duyulan, yükselen ve değeri artan kişi olarak tanımladı. Sunum sırasında nelerin kötü sonuçlara yol açtığını da ifade eden Yeşil, şöyle devam etti:
?Kötü sunmak istiyorsan; kendine güvenme, konuyu ?ben zaten biliyorum´ diye içeriği tekrar kontrol etme, assolist gibi en son gel, başlangıçta hiç bilgilendirme yapma, ellerin, ayakların ve sesin titresin diye stresten çıkma, sunumdan önce hiçbir araştırma yapma, dinleyicileri tanıma, ortamı sunuma uygun şekilde düzenleme, hiç prova yapmadan sunum yap, aktarım yapılacak konuya hakim olma, bir başkasının hazırladığı sunumu yap, tek düze ve sıkıcı bir tonda konuş, görsellerden hiç yararlanma, kendini tanıtma, hiçbir giriş yapmadan doğrudan konuya gir, gereksiz ve topluluğa uymayan hikayeler ve esprilerle giriş yap, paylaşımı okuyarak veya ezberden yap, paylaşımda göz ve yüz teması kurma, paylaşım sırasında rahatsız edici şekilde sürekli hareket et, paylaşımı hep perdeye veya ekrana dönük yap, paylaşım sırasında veya sonrasında soru alma, geri bildirimden yararlanma, tamamen teorik bilgi ver ve gerçek hayatla bağlantı kurma, kapanış ve sonuç bölümünü yapma, ilgiyi sürekli en üst seviye de tutmak yerine görev gereği anlatımı yap.?
Hiç kimsenin sunumcu olarak doğmadığını ifade eden Yeşil, ?Herkes aptal görünmekten, kendisine gülünmesinden korkar. Ancak, birilerine bir şeyler anlatırken heyecanlanmak doğaldır. Ellerimizin terlemesi beklenmeyen bir durum değildir? ifadelerini kullandı.
